Xác định chi phí tư vấn

Trong quá trình tư vấn và quản lý dự án, việc Xác định chi phí tư vấn là một bước cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế và tính khả thi của các gói thầu. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, việc tuân thủ đúng quy định pháp luật về xây dựng và đấu thầu không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn tránh được những rủi ro pháp lý sau này. Trong bài viết này, chúng tôi – Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam – sẽ phân tích sâu về vấn đề này, dựa trên nội dung câu hỏi và trả lời của Bộ Xây dựng, đồng thời cung cấp thêm góc nhìn thực tiễn và kinh nghiệm chuyên môn để bạn đọc dễ dàng áp dụng.

Bối cảnh câu hỏi về xác định chi phí tư vấn

Câu hỏi được đặt ra từ một doanh nghiệp có 100% vốn nhà nước, đang thực hiện hai gói thầu chính: (1) dịch vụ vệ sinh công nghiệp cho các tòa nhà do công ty quản lý, và (2) cung cấp thực phẩm cho trường quốc tế. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp này cần thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu. Vấn đề vướng mắc là: chi phí cho các dịch vụ tư vấn này có được áp dụng định mức chi phí lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu mua sắm vật tư, thiết bị theo Bảng 2.2 Thông tư số 12/2021/TT-BXD hay không, hay phải căn cứ vào Khoản 2 Mục I Phụ lục VI phương pháp xác định dự toán chi phí tư vấn của Thông tư số 11/2021/TT-BXD?

Bộ Xây dựng đã có câu trả lời chính thức, hướng dẫn cụ thể về việc áp dụng các quy định pháp luật tương ứng với thời điểm thực hiện dự án. Tuy nhiên, để hiểu rõ bản chất và áp dụng đúng, chúng tôi sẽ mổ xẻ từng khía cạnh một.

Quy định pháp luật hiện hành về chi phí tư vấn xây dựng

Nghị định số 10/2021/NĐ-CP – Nền tảng quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Theo nội dung trả lời từ Bộ Xây dựng, đối với các dự án đầu tư xây dựng thuộc phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 9/2/2021 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, thì chi phí tư vấn đầu tư xây dựng thực hiện theo Điều 31 của Nghị định này, cùng với Phụ lục số VIII Thông tư số 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về ban hành định mức xây dựng.

Điều 31 của Nghị định 10/2021/NĐ-CP quy định về chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, bao gồm các loại chi phí cho công việc khảo sát, thiết kế, giám sát, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và các công việc tư vấn khác liên quan. Việc áp dụng đúng định mức này là bắt buộc đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước.

Thông tư số 12/2021/TT-BXD và Thông tư số 11/2021/TT-BXD

Bộ Xây dựng đã ban hành hai thông tư quan trọng vào cùng ngày 31/8/2021, nhưng phục vụ các mục đích khác nhau:

• Thông tư số 12/2021/TT-BXD chủ yếu ban hành định mức xây dựng, trong đó có Bảng 2.2 liên quan đến định mức chi phí lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu mua sắm vật tư, thiết bị.
• Thông tư số 11/2021/TT-BXD hướng dẫn phương pháp xác định dự toán chi phí tư vấn, cụ thể tại Phụ lục VI – Mục I, Khoản 2.

Vấn đề then chốt là khi nào áp dụng định mức có sẵn (Thông tư 12) và khi nào phải lập dự toán (Thông tư 11). Câu trả lời của Bộ Xây dựng đã chỉ rõ: nếu định mức chi phí tư vấn không phù hợp với tính chất, quy mô và yêu cầu cụ thể của công việc, thì chi phí tư vấn được xác định bằng cách lập dự toán trên cơ sở phạm vi công việc, khối lượng, kế hoạch thực hiện và các quy định về chế độ, chính sách do Nhà nước ban hành.

Phân tích tình huống thực tế: Gói thầu dịch vụ vệ sinh và thực phẩm

Trong trường hợp của doanh nghiệp nêu trên, hai gói thầu chính là vệ sinh công nghiệp và cung cấp thực phẩm. Đây là các dịch vụ phi tư vấn, không phải là hoạt động xây dựng thuần túy. Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà thầu cho các dịch vụ này vẫn cần tuân thủ Luật Đấu thầu.

Chi phí tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu cho các gói thầu này có thể không nằm trong định mức của Bảng 2.2 Thông tư 12/2021/TT-BXD, vì bảng này chủ yếu áp dụng cho mua sắm vật tư, thiết bị trong lĩnh vực xây dựng. Do đó, việc lập dự toán theo Thông tư 11/2021/TT-BXD là phù hợp hơn.

Chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên tiến hành các bước sau:

1. Xác định phạm vi công việc tư vấn: Liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện như lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đánh giá, báo cáo thẩm định.
2. Xác định khối lượng công việc: Tính toán thời gian lao động, số lượng nhân sự tham gia.
3. Lập dự toán chi phí: Dựa trên các quy định về tiền lương, phụ cấp, chi phí quản lý và các chi phí khác theo hướng dẫn tại Phụ lục VI Thông tư 11/2021/TT-BXD.
4. Trình phê duyệt: Dự toán cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.

Phương pháp xác định chi phí tư vấn khi không có định mức phù hợp

Như đã đề cập, khi định mức không phù hợp, Bộ Xây dựng hướng dẫn lập dự toán. Phương pháp này được chi tiết tại Phụ lục VI Thông tư số 11/2021/TT-BXD. Cụ thể, dự toán chi phí tư vấn bao gồm các thành phần:

Đối với gói thầu tư vấn, chi phí thường được tính dựa trên số tháng thực hiện và cấp bậc nhân sự. Ví dụ, một chuyên gia tư vấn cấp cao có thể có đơn giá cao hơn, nhưng thời gian thực hiện ngắn hơn.

Kinh nghiệm thực tế từ các dự án kiểm định xây dựng

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm định xây dựng, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định chi phí tư vấn cho các gói thầu dịch vụ phi xây dựng. Một số sai lầm thường gặp:

• Áp dụng máy móc định mức: Nhiều đơn vị cố gắng áp dụng Bảng 2.2 Thông tư 12 cho mọi loại hình dịch vụ, dẫn đến chi phí không phù hợp, bị cơ quan thanh tra từ chối.
• Không lập dự toán chi tiết: Chỉ ước lượng sơ sài, không có cơ sở pháp lý, gây rủi ro khi quyết toán.
• Bỏ qua yếu tố thời điểm: Các văn bản pháp luật thay đổi theo từng giai đoạn, cần cập nhật liên tục.

Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, như kiểm định công trình để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

So sánh giữa hai phương pháp xác định chi phí tư vấn

Để giúp bạn dễ hình dung, chúng tôi so sánh hai phương pháp chính:

Trong trường hợp của bạn, vì dịch vụ vệ sinh và thực phẩm không phải là xây dựng, phương pháp lập dự toán theo Thông tư 11 là phù hợp hơn cả.

Quy trình thực hiện xác định chi phí tư vấn đúng quy định

Để tránh sai sót, chúng tôi đề xuất quy trình 5 bước như sau:

1. Bước 1: Xác định loại gói thầu – Xem gói thầu thuộc lĩnh vực xây dựng hay không. Nếu là dịch vụ phi xây dựng, cần áp dụng pháp luật đấu thầu chung.
2. Bước 2: Tra cứu định mức – Kiểm tra Bảng 2.2 Thông tư 12/2021/TT-BXD có phù hợp không. Nếu không, chuyển sang bước 3.
3. Bước 3: Lập dự toán chi phí – Theo Phụ lục VI Thông tư 11/2021/TT-BXD, bao gồm các khoản mục chi tiết.
4. Bước 4: Thẩm định và phê duyệt – Trình cấp có thẩm quyền (thường là ban quản lý dự án hoặc chủ đầu tư) phê duyệt.
5. Bước 5: Lưu trữ và báo cáo – Giữ lại toàn bộ hồ sơ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán sau này.

Chúng tôi cũng lưu ý rằng, theo Luật Đấu thầu, chi phí tư vấn trong lựa chọn nhà thầu cần tuân thủ các quy định về đấu thầu. Nếu cần, bạn có thể gửi văn bản lên Bộ Kế hoạch và Đầu tư để được hướng dẫn cụ thể.

Những câu hỏi thường gặp về xác định chi phí tư vấn

Câu hỏi 1: Chi phí tư vấn lập hồ sơ mời thầu có được tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị gói thầu không?

Không. Theo quy định hiện hành, chi phí tư vấn được xác định dựa trên khối lượng công việc thực tế, không phải tỷ lệ phần trăm. Việc áp dụng tỷ lệ phần trăm chỉ áp dụng cho một số loại chi phí quản lý dự án.

Câu hỏi 2: Có thể thuê một đơn vị tư vấn để làm cả hai việc lập hồ sơ và đánh giá không?

Có, nhưng cần đảm bảo tính độc lập. Theo Luật Đấu thầu, đơn vị lập hồ sơ mời thầu không được tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu nếu có xung đột lợi ích. Tuy nhiên, nếu là cùng một đơn vị nhưng tách biệt về nhân sự, vẫn có thể chấp nhận được.

Câu hỏi 3: Nếu gói thầu có giá trị nhỏ, có cần lập dự toán chi tiết không?

Có. Dù giá trị nhỏ, việc lập dự toán vẫn cần thiết để đảm bảo tính minh bạch. Bạn có thể tham khảo các định mức đơn giản hóa nếu có quy định riêng.

Câu hỏi 4: Thời điểm nào áp dụng Nghị định 10/2021/NĐ-CP?

Nghị định này có hiệu lực từ ngày 1/6/2021, áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng mới hoặc điều chỉnh từ thời điểm đó. Các dự án trước đó có thể áp dụng quy định cũ.

Lợi ích của việc xác định đúng chi phí tư vấn

Khi bạn thực hiện đúng quy trình, những lợi ích sau đây sẽ đến:

• Tiết kiệm ngân sách: Chi phí được tính toán chính xác, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
• Tuân thủ pháp luật: Giảm rủi ro bị xử phạt, kiểm toán, hoặc khiếu nại.
• Nâng cao uy tín: Doanh nghiệp nhà nước thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch.
• Thuận lợi trong quyết toán: Hồ sơ rõ ràng, dễ dàng được cơ quan chức năng chấp thuận.

Đặc biệt, đối với các dự án có liên quan đến thẩm tra thiết kế hoặc đánh giá an toàn công trình, việc xác định chi phí tư vấn càng trở nên quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến chất lượng công trình và an toàn của người sử dụng.

Kết luận và khuyến nghị từ chuyên gia

Việc xác định chi phí tư vấn không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một yếu tố chiến lược trong quản lý dự án. Qua phân tích trên, chúng tôi hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về cách áp dụng các quy định của Nghị định số 10/2021/NĐ-CP, Thông tư số 12/2021/TT-BXD và Thông tư số 11/2021/TT-BXD. Đối với các gói thầu dịch vụ phi xây dựng như vệ sinh công nghiệp và thực phẩm, phương pháp lập dự toán theo Phụ lục VI Thông tư 11 là lựa chọn tối ưu.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hoặc cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm, hãy liên hệ ngay với Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, kiểm định, giám định và thẩm tra thiết kế với đội ngũ kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng.

Hãy gọi ngay cho chúng tôi qua Hotline: 0868.393.098 để được tư vấn miễn phí và giải đáp mọi vấn đề liên quan đến chi phí tư vấn, kiểm định công trình, và các dịch vụ xây dựng khác. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!